Compliance-Management

 

Das Compliance Management der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG gibt einen verbindlichen Rahmen zur Förderung regelkonformen Verhaltens vor und dient der Reduzierung von Compliance-Risiken. Es liefert die Grundlagen für eine effektive Umsetzung externer und interner Vorgaben und definiert Mindestanforderungen für Compliance-relevante Prozesse. Hierzu gehören unter anderem unterschiedliche Präventions- und Kontrollmaßnahmen sowie das Hinweisgebersystem. Über dieses haben Beschäftigte, Geschäftspartner, aber auch Dritte jederzeit die Möglichkeit, regelwidriges Verhalten zu melden, auf Wunsch auch anonym.

Die Bearbeitung von Meldungen über Compliance-Verstöße hat die Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG an eine unabhängige externe Stelle vergeben, die Meldekanäle betreibt und initial die Plausibilität des Hinweises prüft. Die Mitarbeiter der Meldestelle unterliegen der Schweigepflicht. Sie können sicher sein, dass Ihre persönlichen Daten ohne Ihre Zustimmung nicht weitergegeben werden. Danach wird der Hinweis anonym an die Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG zur Bearbeitung weitergeleitet.

 

Fragen und Antworten

 

Was bedeutet Compliance?

Compliance bedeutet die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln, d.h. alle geschäftlichen Aktivitäten der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG und ihrer Mitarbeitenden müssen im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, dem Code of Business Conduct sowie den weiterführenden einschlägigen Richtlinien und Zentralanweisungen stehen („Compliance-Gebot“).

Das Thema Compliance geht alle Mitarbeitenden an, da jeder von Verstößen direkt oder indirekt betroffen ist: Zum einen steht bei Gesetzesverstößen – je nach Art und Schwere des Verstoßes – eine persönliche Strafbarkeit im Raum. Zum anderen fügen Verstöße gegen das Compliance-Gebot dem Unternehmen auch materiellen Schaden zu und beschädigen das Ansehen der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG. Dadurch werden die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und der Erfolg des Unternehmens geschmälert. Compliance betrifft auch die Zusammenarbeit der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG mit Dritten: die Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG will nicht in Verstöße Dritter gegen das Compliance-Gebot verwickelt werden.

 

Was ist zu tun, wenn es zu Compliance-Verstößen kommt?

Alle Mitarbeitenden sind aufgerufen, mögliche Verstöße gegen das Compliance-Gebot zu melden und so dazu beizutragen, dass die Folgen solcher Verstöße begrenzt werden und ein vergleichbares Fehlverhalten in der Zukunft vermieden wird. Das Gleiche gilt für Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner.

 

 

Wer kann Verstöße gegen das Compliance-Gebot melden?

• Mitarbeitende, sowie Praktikantinnen und Praktikanten
• Externe, z. B. Leiharbeitende, sowie Mitarbeitende externer Dienstleister
• Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner von Lieferunternehmen und Partnerschaften sowie Kundinnen und Kunden
• Dritte

Welche Verstöße sollen gemeldet werden?

Wichtig ist, dass Vorgänge gemeldet werden, die auf eine strafbare Handlung – beispielsweise Diebstahl, Betrug oder Bestechung – oder auf einen systematischen Verstoß gegen Gesetze oder unternehmensinterne Regeln hindeuten, beispielsweise die bewusste und nachhaltige Nichteinhaltung von Qualitäts- bzw. Sicherheitsstandards oder des Code of Business Conduct. 

 

Ein Verdacht, aber keine Beweise – reicht das für eine Meldung?

Ja. Die Durchführung von Untersuchungen, die Erhebung von gerichtsfesten Beweisen und das Einleiten der ggf. erforderlichen Maßnahmen ist dann Aufgabe der Compliance Officer. Diese erhalten Unterstützung von spezialisierten Personen in den Fachabteilungen, die die notwendige Ausbildung und die entsprechenden Befugnisse haben.

 

Drohen Hinweisgebenden Nachteile?

Hinweisgebende, die mögliche Compliance-Fälle nach bestem Wissen und in gutem Glauben melden, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen des Unternehmens infolge der Meldung zu befürchten. 

 

Sind anonyme Meldungen möglich?

Ja, die Meldung an den Ombudsmann können auch anonym erfolgen. Jedoch kann im Falle einer anonymen Meldung keine Kommunikation stattfinden, dem Hinweis wird aber nachgegangen.

 

Was passiert mit einer Meldung?

Die Meldung erfolgt bei einem externen unabhängigen Ombudsmann, der die Meldekanäle betreibt. Nach Eingang einer Meldung erfolgt die Prüfung, ob die Meldung unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt. Bei positivem Ergebnis wird die Meldung ohne Angabe der persönlichen Daten des Hinweisgebers an die Compliance Officer der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG weitergeleitet. Diese sind dafür verantwortlich, dass die gemeldeten Vorgänge (ggf. mit Unterstützung durch Fachabteilungen der Zeitgeist Personalmanagement GmbH & Co. KG oder externe spezialisierte Personen) untersucht und ordnungsgemäß erledigt werden.

 

Dokumentation und Transparenz

Jede Mitteilung von möglichen Verstößen sowie die getroffenen Maßnahmen sind vom Ombudsmann zu dokumentieren. Der Hinweisgebende kann sich unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Beteiligten über den Stand des Verfahrens informieren. Wird die Untersuchung eines Vorgangs eingestellt, weil kein relevantes Fehlverhalten festgestellt werden konnte, wird der Betroffene hiervon unterrichtet, sofern er im Rahmen der Untersuchung zur Stellungnahme aufgefordert wurde oder er um eine Benachrichtigung gebeten hat.

 

Schutz personenbezogener Daten

Die Meldung von möglichen Verstößen gegen das Compliance-Gebot ist regelmäßig mit der Mitteilung personenbezogener Daten verbunden. Die Entgegennahme und Bearbeitung solcher Meldungen setzt daher voraus, dass der Hinweisgebende die Kenntnisnahme des datenschutzrechtlichen Hinweises bestätigt und in die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Abwicklung eines Compliance-Falls einwilligt, soweit nicht ausnahmsweise eine anonyme Meldung abgegeben wird. Die personenbezogenen Daten verbleiben für die Dauer des Verfahrens beim Ombudsmann und werden zwei Jahre nach Abschluss der Ermittlungen, sofern die Klärung weiterer Schritte nicht erforderlich ist, gelöscht.

 

Wie melde ich einen Compliance-Verstoß?

Die Meldung von Verstößen kann auf folgenden Wegen abgegeben werden:

• per E-Mail an: info@whistleblower.saarland
• per Telefon an: +49 6821 8695800
• per Post an: DSB Grundmann, Niederbexbacher Straße 10, 66539 Neunkirchen

Auf Wunsch kann auch ein persönliches Treffen vereinbart werden.